Procès-verbaux des réunions du comité mixte d’hygiène et de sécurité – Format et contenu Interprétation de la loi

Question 1

Qui approuve le formulaire qu’utilise un comité mixte d’hygiène et de sécurité pour rédiger ses procès-verbaux?

Réponse

Selon une directive que le président et chef de la direction de Travail sécuritaire NB a émis en 2004, l’autorité d’approuver le formulaire des procès-verbaux a été conférée à l’agent principal de contrôle de Travail sécuritaire NB ou au délégué qu’il nomme.

Question 2

Quels éléments sont nécessaires pour que Travail sécuritaire NB considère que le formulaire est acceptable?

Réponse

Travail sécuritaire NB considère que le formulaire est acceptable lorsqu’il contient au moins les éléments suivants :

Renseignements figurant dans l’en-tête

• Nom de l’employeur : Pour les lieux de travail fixes, il s’agit de son appellation légale ou de son nom commercial. Pour les chantiers, il s’agit du nom de l’entrepreneur responsable du chantier.
• Nom et adresse municipale complète du lieu de travail.
• Titre du document : Procès-verbal des réunions du comité mixte d’hygiène et de sécurité
• Date : Date à laquelle la réunion a eu lieu. Le procès-verbal doit également indiquer la date de la dernière réunion et celle de la prochaine.
• Nom des coprésidents : Nom du représentant de l’employeur et du représentant des salariés.
• Membres présents : Énumérer chaque membre ayant participé à la réunion, et préciser s’il représente l’employeur ou les salariés.
• Membres absents : Énumérer tout membre qui n’a pas pris part à la réunion, et préciser s’il représente l’employeur ou les salariés.

Corps du procès-verbal

• Examen de l’ordre du jour : Le procès-verbal doit préciser qui a lu l’ordre du jour et qui a proposé qu’il soit accepté tel quel ou avec des modifications.
• Examen du procès-verbal de la dernière réunion : Le procès-verbal doit préciser qui a lu le procès-verbal de la dernière réunion et qui a proposé qu’il soit accepté tel quel ou avec des modifications.
• Affaires courantes : Examiner et inscrire les inquiétudes résolues et non résolues. Il n’est pas nécessaire d’inscrire au procès-verbal les détails de la discussion. Pour chaque recommandation dont la date d’exécution est dépassée, il faut réexaminer attentivement le problème, et discuter de la mesure recommandée et de la date d’exécution. Ces détails doivent figurer dans le procès-verbal.
• Lorsque cela fait partie du mandat du comité mixte :
  • Examen des rapports d’incident / d’accident : Tout incident / accident examiné doit figurer dans le procès-verbal. Ne pas inscrire le nom des personnes touchées. Les inquiétudes découlant des incidents et des accidents examinés doivent faire l’objet d’un point distinct sous la rubrique « Affaires nouvelles ».
  • Examen des rapports d’inspection : Tout rapport d’inspection qu’a examiné le comité mixte doit figurer dans le procès-verbal. Des recommandations dans lesquelles figureront des mesures précises seront faites en fonction des lacunes dépistées dans les rapports d’inspection. Les recommandations doivent faire partie de la réunion et figurer dans le procès-verbal.
  • Examen des plaintes : Toute plainte présentée au comité mixte doit figurer dans le procès-verbal. Le comité mixte assurera que toute plainte est communiquée aux superviseurs et aux membres de la direction responsables.
• Affaires nouvelles : Il faut s’assurer que chaque affaire nouvelle constitue un sujet de santé et de sécurité valable, et que le problème a été bien déterminé. Assurer que la recommandation correspond à une mesure précise qui peut être prise dans un délai défini. Inscrire les inquiétudes, la mesure recommandée et la personne responsable, et préciser un délai réaliste. Les coprésidents du comité mixte doivent communiquer toute recommandation figurant dans le procès-verbal à l’employeur.
• Espace pour signature des coprésidents : Dès que le procès-verbal est approuvé, les deux coprésidents doivent le signer et inscrire la date.

Texte législatif cité

Loi sur l’hygiène et la sécurité au travail

« agent principal de contrôle » désigne l’agent principal de contrôle désigné en vertu de l’article 5;

« Commission » désigne la Commission de la santé, de la sécurité et de l’indemnisation des accidents au travail établie en vertu de la Loi sur la Commission de la santé, de la sécurité et de l’indemnisation des accidents au travail et le Tribunal d'appel des accidents au travail; (appelée Travail sécuritaire NB)

« comité » désigne un comité mixte d’hygiène et de sécurité établi en vertu de la présente loi;

5(1) Le lieutenant-gouverneur en conseil peut nommer des agents de l’hygiène et de la sécurité du travail pour mettre en oeuvre les dispositions de la présente loi et des règlements et désigner l’un d’eux comme agent principal de contrôle.

5.1 L’agent principal de contrôle peut déléguer l’un ou l’ensemble de ses pouvoirs, fonctions, attributions ou encore un pouvoir discrétionnaire à un autre agent de l’hygiène et de la sécurité du travail. Cette délégation se fait de la manière et selon les modalités et les conditions que l’agent principal de contrôle estime appropriées.

14(8) Le comité tient procès-verbal de ses réunions sur le modèle de formule approuvé par la Commission.

Loi sur la Commission de la santé, de la sécurité et de l’indemnisation des accidents au travail et le Tribunal d’appel des accidents au travail

16(1) La Commission* ou le président et administrateur en chef peut déléguer l’un quelconque des pouvoirs, des fonctions, de l’autorité ou de la discrétion que lui confère la présente loi, la Loi sur les accidents du travail, la Loi sur l’indemnisation des pompiers ou la Loi sur l’hygiène et la sécurité au travail, à une ou à plusieurs personnes de la manière et sous réserve des conditions et des modalités qu’il estime, le cas échéant, appropriées.

16(2) Une personne peut sous déléguer un pouvoir, une fonction, une autorité ou une discrétion qui lui a été délégué en vertu du paragraphe (1), si les conditions et modalités de la délégation le lui permettent.

16(3) La décision ou l’ordonnance rendue par la personne qui a reçu délégation de la Commission en vertu du paragraphe (1) ou par celle qui a reçu sous-délégation en vertu du paragraphe (2), est réputée émaner de la Commission.

*Travail sécuritaire NB