Pouvoirs financiers Politique 31-402 | Date d’entrée en vigueur : Le 26 septembre 2024

Politique

Travail sécuritaire NB a établi cette politique pour communiquer les fondements de sa discipline de gestion financière, qui repose sur quatre éléments clés.

Législation et politiques

1. La Loi sur la Commission de la santé, de la sécurité et de l’indemnisation des accidents au travail et le Tribunal d’appel des accidents au travail prévoit plusieurs dispositions liées directement et indirectement aux pouvoirs financiers.

• 8(1) Les affaires de Travail sécuritaire NB sont administrées par un conseil d’administration composé des personnes suivantes nommées par le lieutenant-gouverneur en conseil…
• 10(1) Le président et administrateur en chef est l’administrateur en chef de Travail sécuritaire NB et est responsable devant le conseil d’administration des opérations de Travail sécuritaire NB dans le cadre des directives que le conseil d’administration établit.
• 7 En plus des responsabilités mentionnées aux articles 4 et 5, Travail sécuritaire NB doit… i) préparer et approuver ses budgets de fonctionnement et des dépenses en capital… j) planifier l’avenir du système d’indemnisation des travailleurs…
• 16(1) Travail sécuritaire NB, son président et administrateur en chef ou le président du Tribunal d’appel peut déléguer à une ou plusieurs personnes l’un quelconque des pouvoirs, des fonctions, de l’autorité ou de la discrétion que lui confère la présente loi, la Loi sur les accidents du travail, la Loi sur l’indemnisation des pompiers ou la Loi sur l’hygiène et la sécurité au travail, de la manière et sous réserve des conditions et des modalités qui sont jugées appropriées.
• 16(2) Une personne peut sous-déléguer un pouvoir, une fonction, une autorité ou une discrétion qui lui a été délégué en vertu du paragraphe (1), si les conditions et modalités de la délégation le lui permettent.

2. Travail sécuritaire NB se conforme également à d’autres lois et normes applicables, notamment la Loi de l’impôt sur le revenu (loi fédérale), la Loi sur la taxe d’accise (loi fédérale), la Loi sur la passation des marchés publics (loi provinciale) et les Normes internationales d’information financière.

3. Le Règlement administratif 1 ainsi que les politiques, directives et procédures de Travail sécuritaire NB orientent la mise en œuvre de ces dispositions législatives.

Principes

4. Les politiques, directives et pratiques de gestion financière de Travail sécuritaire NB s’appuient sur des principes fondés sur les meilleures pratiques suivantes :

• Meilleure qualité possible pour le prix – Travail sécuritaire NB planifie et gère avec prudence et probité; l’actif est protégé; et les ressources sont utilisées de façon efficace et économique afin d’atteindre les objectifs stratégiques et opérationnels de l’organisme.
• Reddition de comptes – Travail sécuritaire NB établit des responsabilités claires en matière de gestion financière qui donnent aux intervenants l’assurance que la caisse des accidents est utilisée de façon efficace et que les résultats sont atteints.
• Transparence – Travail sécuritaire NB fournit à ses intervenants et au gouvernement des renseignements et des rapports financiers et non financiers pertinents, fiables et opportuns afin qu’ils puissent être bien renseignés sur l’utilisation et la gestion de la caisse des accidents.
• Gestion des risques – Travail sécuritaire NB met en place des systèmes de contrôle interne efficaces, selon lesquels les mesures de contrôle sont proportionnelles aux risques qu’elles visent à atténuer, tout en appuyant l’innovation et les résultats pour les intervenants.
• Durabilité – Travail sécuritaire NB prend des décisions financières qui tiennent compte de la santé financière à long terme du régime d’indemnisation des travailleurs, notamment en affectant des ressources à des initiatives qui sont conformes à son plan stratégique, à la transformation des activités et aux objectifs d’amélioration continue.
• Flexibilité et facilité d’adaptation – Travail sécuritaire NB intègre dans sa discipline des éléments qui lui permettent de faire preuve de souplesse dans la planification financière et la prise de décision.
• Amélioration continue – Travail sécuritaire NB adopte également les meilleures pratiques tant dans ses activités que dans sa discipline de gestion financière, en se conformant aux modifications apportées aux normes comptables et en examinant périodiquement l’efficacité des politiques et des processus financiers.

Pouvoirs et responsabilités

5. Les responsabilités et pouvoirs financiers de Travail sécuritaire NB sont définis dans le Règlement administratif 1 – Affaires commerciales générales et décrits plus en détail dans les directives de Travail sécuritaire NB.

6. Plus précisément, le Règlement administratif 1 stipule en partie ce qui suit (sous réserve de ses dispositions, que le conseil d’administration peut modifier de temps à autre) :

• les signataires autorisés de Travail sécuritaire NB sont les personnes qui occupent les postes mentionnés ci-dessous, que ce soit de façon permanente ou temporaire, ou que le conseil peut nommer ou retirer par résolution ordinaire, de temps à autre (collectivement appelées les « signataires autorisés ») :
  
  • Président et chef de la direction
  • Avocat général
  • Vice-président à la Stratégie et aux finances
  • Vice-président à la Gestion des réclamations et à la réadaptation
  • Vice-président à la Prévention
  • Dirigeant principal de l’information
  • Directeur général, Communications d’entreprise
  • Directeur général des Ressources humaines
• Les contrats, documents ou instruments écrits nécessitant la signature de Travail sécuritaire NB doivent être signés par deux signataires autorisés, dont au moins le président et chef de la direction, l’avocat général ou le vice-président à la Stratégie et aux finances.
• Il n’est pas obligatoire que deux signataires autorisés signent les documents ou instruments écrits préparés en vertu de la Loi sur l’hygiène et la sécurité au travail, de la Loi sur les accidents du travail ou de la Loi sur l’indemnisation des pompiers.
• Les contrats d’hébergement et les ententes connexes par écrit (par exemple, chambres d’hôtel et salles de réunion) peuvent être signés par un seul signataire autorisé, et chacun des signataires autorisés peut déléguer ses pouvoirs respectifs à cet égard de temps à autre, à son entière discrétion.
• Le conseil d’administration peut désigner des signataires autorisés de Travail sécuritaire NB conformément à la législation.
• Les signataires autorisés peuvent engager des fonds et autoriser des paiements au nom de Travail sécuritaire NB ou déléguer leurs pouvoirs respectifs conformément aux politiques sur les pouvoirs financiers de Travail sécuritaire NB.

7. Le Bureau de l’avocat général examine toutes les ententes et tous les contrats, à l’exception de ceux :

• dont la valeur totale est inférieure à 100 000 $ et qui ne sont pas des ententes ou des contrats qui comprennent :

a) la divulgation de renseignements personnels sur la santé;

b) la divulgation de renseignements sur les employés;

c) la construction, la modification, la réparation ou l’ajout de biens immobiliers;

d) la fourniture de services de santé;

• qui sont conformes à un contrat type ou à une entente type (tel qu’il a été déterminé par le Bureau de l’avocat général);
• qui constituent le renouvellement d’un contrat type ou d’une entente type;
• qui constituent une offre d’emploi.

8. L’approbation du conseil d’administration est nécessaire avant de signer toute entente ou tout contrat :

• qui ne s’inscrit pas dans le cours normal des affaires, tel qu’il est défini dans la présente politique;
• qui s’échelonne sur plusieurs années et qui ne permet pas une résiliation pour des raisons de commodité, sans frais ni pénalité, pour une période de 60 jours;
• qui a trait à l’achat, à la vente, à l’hypothèque ou à la location d’un terrain;
• si le président et chef de la direction détermine que le conseil doit l’examiner et l’approuver.

9. Les directives de Travail sécuritaire NB traitent expressément de ces pouvoirs et des délégations subséquentes, s’il y a lieu.

10. De plus, tous les employés de Travail sécuritaire NB doivent suivre la Directive 33‑000.44 – Code of Ethics (en anglais seulement) et le conseil d’administration doit suivre la Politique 41‑013 – Code de conduite. Ces deux documents précisent le comportement moral et éthique que doivent adopter les employés et le conseil en ce qui a trait aux ressources financières de Travail sécuritaire NB.

Pratiques et processus

11. En plus de se conformer aux normes comptables applicables, Travail sécuritaire NB adopte des pratiques visant à assurer un contrôle et une gestion efficaces des fonds :

• La transparence et divulgation publique signifient que Travail sécuritaire NB prépare périodiquement et en temps opportun des rapports financiers et des prévisions périodiques pour la direction; le Comité des finances et des placements et le Comité de vérification du conseil d’administration; et les intervenants. Travail sécuritaire NB veille également à ce que ses employés aient accès à des professionnels financiers compétents et dévoués qui appuient les cadres supérieurs en tant que partenaires stratégiques en leur offrant des conseils et en prenant des décisions.
• La répartition des tâches et de responsabilités claires est définie et documentée dans les directives. Des responsabilités et des rôles clairs peuvent également comprendre le fait de tirer parti de la fonction de gestion de la chaîne d’approvisionnement de Travail sécuritaire NB pour aider à acheter des biens et des services rentables d’une façon qui soit conforme à la législation provinciale.
• La surveillance des activités à risque plus élevé et de l’assurance de la qualité vise surtout l’analyse critique et périodique des indicateurs de rendement clés ainsi que l’harmonisation des ressources et des priorités et objectifs en matière de planification annuelle.
• Les fonctions de vérification et d’évaluation indépendantes sont essentielles à la discipline de gestion financière de Travail sécuritaire NB. Cela comprend la vérification annuelle des états financiers par un vérificateur externe, comme l’exige la législation; des vérifications périodiques de divers aspects de la gestion financière par le vérificateur interne de Travail sécuritaire NB; et la surveillance des questions financières par le Comité des finances et des placements ainsi que le Comité de vérification du conseil d’administration.

12. Travail sécuritaire NB documente clairement sa discipline et ses pratiques financières dans le cadre d’une structure exhaustive de politiques, de directives, de procédures, de ressources et de formulaires, et auto-évalue périodiquement l’environnement de contrôle pour assurer le respect de sa discipline et l’efficacité des mesures de protection. Cela permet d’assurer une rigueur financière qui crée de la valeur pour les intervenants. La structure comprend six fonctions principales, qui comportent une gamme de sujets documentés pour chacune d’entre elles. Ces sujets peuvent être adaptés selon les besoins de l’organisme. Les fonctions peuvent comprendre ce qui suit :

• Structure comptable 
• Pouvoirs
• Achats et contrats
• Frais professionnels et de déplacement
• Paiements versés aux personnes
• Gestion des fonds.

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