Objectif
Cette politique a pour objectif de donner des lignes directrices quant à la détermination et à la déclaration des salaires assurables.
Application
Cette politique s’applique à tous les employeurs qui doivent payer une cotisation
Déclarations
Travail sécuritaire NB prélève des cotisations des employeurs protégés en vertu de la Loi sur les accidents du travail et leur impose des pénalités ou un pourcentage additionnel de cotisation (surcharge). La cotisation d’un employeur est calculée d’après sa feuille de paie et le taux que Travail sécuritaire NB établit chaque année pour chaque employeur.
Les employeurs sont tenus de déclarer à Travail sécuritaire NB les salaires assurables de leurs employés à temps plein, et à temps partiel et occasionnels ainsi que ceux travaillant à contrat. Ils peuvent déclarer leurs salaires réels chaque mois dans le cadre du système de la Cotisation mensuelle selon les salaires réels (CMSR) ou chaque année.
Tout employeur qui ne déclare pas ses salaires assurables à Travail sécuritaire NB peut être tenu de payer une pénalité administrative ou voir une surcharge imposée à son compte.
Salaires assurables
- Les salaries assurables comprennent :
- les gains
- les salaires
- les commissions
- les primes
- les paies de vacances
- la rémunération de jours fériés
- la rémunération des heures supplémentaires
- la rémunération de congé de maladie
- les honoraires
- les jetons de présence
- la répartition des bénéfices que les employés déclarent sur le feuillet d’impôt T4 ou T4A
- les gratifications et pourboires déclarés à l'agence gouvernementale responsable de l’impôt
- les indemnités de rappel
- les primes de poste
- la portion d’un contrat qui s’applique à la main-d’œuvre
- les allocations aux conseillers municipaux déclarées sur le feuillet d’impôt T4 ou T4A
- la portion de la cotisation de l’employeur à un RÉER si le travailleur y a droit avant l’âge de 65 ans
- les augmentations de salaire rétroactives
- toute autre rémunération que l’employeur verse et déclare comme revenu
- Les employeurs ne sont pas tenus de déclarer les salaires et les avantages que Travail sécuritaire NB ne considère pas comme assurables, par exemple :
- les prestations versées par Travail sécuritaire NB
- les allocations imposables pour du matériel ou des activités liées au travail (déplacements, usage d’un véhicule, outils, vêtements et nettoyage à sec)
- les dividendes déclarés sur un feuillet T5
- les indemnités de retraite
- les indemnités de départ
- toute autre avantage imposable qui n’est pas pécuniaire
- la portion de la cotisation de l’employeur à un RÉER si ce dernier est immobilisé jusqu’à ce que le travailleur ait 65 ans
- les salaires des propriétaires, des associés, de leur conjoint et de leurs enfants de moins de seize ans qui résident avec eux s’ils au service du propriétaire ou de l’associé
- tout montant qui dépasse le salaire annuel maximum par travailleur
Déclaration des salaires assurables
- Les employeurs doivent déclarer le salaire de chaque travailleur, jusqu’à concurrence du montant assurable maximum, pour l’année visée. Le salaire assurable maximum est indexé chaque année. Pour obtenir plus de renseignements, voir la Politique 37-110 – Salaire pour l’ensemble des activités économiques au Nouveau-Brunswick. On ne peut pas faire la moyenne des salaires ou les répartir sur aucune période pendant l’année.
- Il n’y a aucun minimum qui s’applique aux salaires assurables, sauf s’il s’agit d’une protection personnelle.
- Travail sécuritaire NB exige des déclarations de salaires réels précises pour l’année ou le mois précédent, ainsi que des prévisions des salaires raisonnables pour l’année en cours. Dans les cas d’un employeur qui sous-déclare ou sous-estime ses salaires de plus de 25 % au cours de l’année civile, y compris ceux de sous-traitants non inscrits,on pourrait imposer une surcharge de 12 % sur la portion sous déclarée ou sous-estimée de la cotisation réelle. Travail sécuritaire NB perçoit la surcharge avec la cotisation ordinaire de l’employeur.
- Pour les employeurs qui participent à la CMSR, les salaires réels pour le mois precedent doivent être déclarés au plus tard le 15e jour de chaque mois.
- Les employeurs prenant part à la CMSR qui déclarent leurs salaires en retard de façon continue pourraient se voir affectés au programme de cotisation annuelle.
- Les employeurs qui déclarent leurs salaires chaque année cotisés chaque année doivent déclarer leurs salaires assurables pour chaque activité de l’entreprise que Travail sécuritaire NB leur attribue à l’aide du Formulaire 100 – Rapport de la feuille de paie de l’employeur. Ces rapports doivent être présentés à Travail sécuritaire NB au plus tard le 28 février de chaque année et doivent préciser :
- les salaires réels versés aux travailleurs au cours de l’année précédente;
- une estimation raisonnable des salaires que l’employeur prévoit verser à ses employés pendant l’année en cours.
- On impose aux employeurs cotisés qui déclarent leurs salaires en retard une surcharge de 5% ou 10% pour production d’un formulaire en retard.
- Travail sécuritaire NB peut annuler la surcharge pour production d’un formulaire en retard ou sous-estimation des salaires si l’employeur fournit une justification acceptable.
- Un employeur cotisé chaque année peut faire parvenir une révision des salaires prévus au cours de l’année si des changements imprévus surviennent en ce qui a trait aux activités. Cependant, toute augmentation des salaires assurables prévus doit être recue au plus tard le 30 novembre de l’année visée par la prévision.
- Travail sécuritaire NB créditera une diminution des salaires prévus au compte d’un employeur cotisé chaque année sur réception d’une justification acceptable.
- En plus de la surcharge mentionnée plus haut, Travail sécuritaire NB peut imposer la pénalité administrative suivante aux employeurs qui déclarent leurs salaires en retard, ou qui sous-déclarent ou sous-estiment leurs salaires :
- jusqu’à 500 $ pour la première infraction;
- jusqu’à 2 000$ pour la deuxième infraction;
- jusqu’à 10 000 $ pour la troisième infraction ou toute infraction par la suite.
- Si Travail sécuritaire NB soupçonne qu’un employeur a présenté une déclaration des salaires frauduleuse, il peut adresser le cas au Bureau de l’avocat général pour qu’on prenne les mesures qui s’imposent.
Cotisation des volontaires et des stagiaires
- Les employeurs peuvent faire une demande de protection pour les types de volontaires ou de stagiaires qui suivent :
- les stagiaires;
- les membres d’un corps municipal de pompiers volontaires;
- les conducteurs d’ambulance / ambulanciers volontaires;
- les policiers auxiliaires et volontaires, et les constables lorsqu’ils sont nommés en vertu de la Loi sur la police;
- les dirigeants volontaires d’un syndicat.
- Dans le cas des stagiaires, l’employeur est la personne, l’organisme ou l’association qui dirige et surveille le placement ou le programme de formation.
- Pour que Travail sécuritaire NB puisse offrir une protection, l’employeur doit présenter une liste sur laquelle figurent le nom, le numéro d’assurance sociale et la date de début de la protection pour toute personne ayant besoin d’une protection pendant l’année civile, et cette liste doit être présentée avant le début de la période pour laquelle la protection est demandée.
- La cotisation pour l’année civile est la suivante:
- 20 $ par personne pour les dix premiers noms qui figurent sur la liste;
- 15 $ par personne par la suite.
- Travail sécuritaire NB ne prélève pas de cotisation des employeurs pour la protection des personnes suivantes:
- une personne à qui le chef ou le chef adjoint du service d’incendie demande de prêter main-forte sur les lieux d’un incendie ou d’un accident;
- une personne prêtant main-forte à un agent de la paix;
- les personnes à qui on demande d’aider lors d’activités reconnues de l’Organisation de mesures d’urgence.
Cotisation des entrepreneurs et des sous- traitants
- Les employeurs doivent déclarer à Travail sécuritaire NB tout contrat qui comprend un élément de main-d’œuvre passé avec des personnes ou des entreprises. La portion du contrat qui s’applique à la main-d’œuvre est cotisée selon le taux de l’industrie de l’employeur principal.
- Lorsqu’un employeur embauche un entrepreneur ou un sous-traitant qui n’est pas inscrit ou n’est pas tenu de s’inscrire, l’employeur:
- est considéré comme le maître de l’ouvrage;
- sera cotisé pour la protection des entrepreneurs / des sous-traitants.
- Un maître de l’ouvrage qui a un compte à Travail sécuritaire NB ou qui est tenu d’en avoir un peut retenir d’un entrepreneur ou d’un sous-traitant qui n’est pas inscrit le montant de la cotisation pour laquelle il est responsable, et ce, conformément aux pourcentages indiqués plus bas. Un maître de l’ouvrage est responsable de la cotisation même s’il n’a pas retenu d’argent de l’entrepreneur ou du sous-traitant, à moins qu’il n’ait obtenu un certificat d’employeur en règle de Travail sécuritaire NB.
- Travail sécuritaire NB ne prélève pas de cotisation du maître de l’ouvrage pour un entrepreneur de l’extérieur de la province qui présente une lettre ou un certificat de la commission des accidents du travail de sa province de résidence indiquant que la protection a été élargie pour s’appliquer au travail effectué dans cette province ou toute autre province.
- Pour les contrats, Travail sécuritaire NB prélève une cotisation pour les contrats passés avec les entrepreneurs et les sous-traitants en fonction des pourcentages qui suivent, lesquels représentent la portion du contrat qui s’applique à la main d’œuvre :
- main-d’œuvre seulement, 100 %
- services de conciergerie, 80 %
- main-d’œuvre et matériaux, 50 %
- services de messagerie, 40 %
- équipement loué, 25 %
- Le maître de l’ouvrage ne peut déduire d’un entrepreneur ou d’un sous-traitant que la portion de la cotisation qui s’applique aux contrats de « service de conciergerie », de « main-d'oeuvre et matériaux» et d’« équipement loué ».
- Les déductions pour les contrats de « main-d’œuvre seulement » sont interdites puisque ces travailleurs sont considérés comme des travailleurs du maître de l’ouvrage et en vertu de la Loi sur les accidents du travail, on ne peut faire aucune déduction du salaire des travailleurs à des fins de cotisations.
- Lorsque l’employeur le demande, Travail sécuritaire NB peut prélever une cotisation en fonction des coûts réels de main-d’œuvre plutôt qu’à partir du pourcentage pour main-d'oeuvre et matériaux,de 50% indiqué plus haut. Cette disposition s’applique aux contrats de qui comprennent l’installation d’une pièce coûteuse avec peu de main-d’œuvre. Dans ces cas, l’employeur doit présenter des pièces justificatives à Travail sécuritaire NB.
Cotisation mensuelle selon les salaires réels (CMSR) – Un programme qui permet à un employeur de payer sa cotisation chaque mois en fonction de ses salaires réels.
Maître de l’ouvrage – Toute personne ou employeur qui fournit un travail à contrat ou en sous-traitance à une personne ou à un employeur.
Salaires assurables – Les salaires bruts avant les déductions, jusqu’à concurrence du montant assurable maximum établi par Travail sécuritaire NB, pour chaque travailleur figurant sur la feuille de paie.
