Pour commencer

Un comité mixte est un groupe de représentants des salariés et de l’employeur qui favorisent et encouragent des pratiques de santé et de sécurité au lieu de travail. Il aide à déterminer, à évaluer et à recommander (à l’employeur) des façons de réduire / d’éliminer les dangers au lieu de travail qui pourraient causer des blessures ou des maladies.

Le comité mixte appuie aussi le lieu de travail en donnant des mises à jour sur la législation en matière d’hygiène et de sécurité, et en influençant d’autres personnes à établir et à maintenir des pratiques de santé et de sécurité.

Un comité mixte doit compter au moins deux membres, et être composé d’un nombre égal de représentants des salariés et de l’employeur. Il devrait être composé d’un nombre suffisant de membres pour représenter toutes les inquiétudes des salariés relatives à la santé et à la sécurité, mais pas au point où il devient impossible à gérer. L’employeur et les salariés doivent s’entendre sur le nombre de membres nécessaires.

Tenez compte des besoins de votre lieu de travail et de sa taille.

• Combien de personnes sont au service de l’entreprise?
• Combien de départements l’entreprise compte-t-elle?
• Combien de syndicats y a-t-il au sein de l’entreprise?
• Les salariés effectuent-ils des tâches particulièrement dangereuses dans des conditions très dangereuses? Si oui, à quelle fréquence?
• Quels départements signalent beaucoup d’incidents?
• Quels départements signalent beaucoup de blessures / maladies?
• Quels départements signalent beaucoup d’inquiétudes relatives à la santé et à la sécurité (par le biais de résultats d’inspections, de déclaration de dangers ou de commentaires de bouche à oreille)?

Lorsque vous ne pouvez pas représenter chaque département, vous devrez établir une stratégie de communication pour assurer que tous les départements sont informés des nouvelles en matière de santé et de sécurité et de l’état des recommandations du comité.

Tenez compte des éléments suivants :

1. La façon dont le comité mixte reçoit des inquiétudes relatives à la santé et à la sécurité (courriels, commentaires de bouche à oreille, appels téléphoniques, messages textes, etc.). Tous les membres du personnel devraient savoir comment communiquer avec le comité mixte.
2. Comment le comité mixte répond aux inquiétudes relatives à la santé et à la sécurité.
3. Comment le comité mixte utilise et partage les renseignements (courriels, messages textes, médias sociaux, réunions en personne, etc.).

Le comité mixte représente tous les salariés au lieu de travail, y compris : 

• ceux qui travaillent les quarts de jour, de soir et de nuit;
• ceux qui travaillent à distance;
• ceux qui ne travaillent pas sur les lieux (travaillent sur le terrain, se déplacent dans le cadre de leurs fonctions, travaillent avec le public / les clients, etc.);
• ceux qui travaillent seuls;
• ceux qui effectuent un travail saisonnier;
• ceux qui travaillent à contrat;
• ceux qui travaillent à temps partiel;
• ceux qui occupent un poste occasionnel.

Le fait d’être membre d’un comité mixte est à la fois un privilège et une responsabilité.

Demandez au personnel au lieu de travail de se porter volontaire afin de représenter les salariés et l’employeur au comité mixte. La moitié des membres du comité doivent être choisis parmi les salariés au lieu de travail. Demandez aux groupes représentant l’employeur (y compris les superviseurs et les gestionnaires) et ceux représentant les salariés (représentants syndicaux, travailleurs de première ligne, etc.). Expliquez clairement le temps qu’ils devront consacrer et les responsabilités.

Si trop de salariés se portent volontaires, demandez à tous les salariés au lieu de travail de choisir un représentant (sondage, vote, etc.). Si trop de membres de la direction se portent volontaires, l’employeur peut désigner une personne pour le représenter.

Si peu de personnes se portent volontaires, commencez avec un comité mixte plus petit. Une fois que le comité sera plus visible, et aura communiqué sa raison d’être et son rôle, l’intérêt pourrait augmenter.

Planifiez une première réunion qui donne suffisamment de temps pour les membres à mieux se connaître, à établir des objectifs pour le comité et à fixer les attentes.

Tenez une discussion afin de répondre aux questions suivantes :

• Qu’est-ce que les membres peuvent faire pour garantir que tous se sentent à l’aise pour discuter d’inquiétudes relatives à la santé et à la sécurité aux réunions?
• Quels sont deux ou trois objectifs réalistes que le comité peut atteindre au cours de la prochaine année?
• Qu’est-ce que le comité veut accomplir?
• Comment le comité communiquera-t-il avec le lieu de travail?
• Si les gens ont une inquiétude relative à la santé et à la sécurité, comment la transmetteront-ils à un membre du comité?
• Que sont les attributions?
• Qui rédigera les procès-verbaux et comment ces derniers seront-ils conservés? Les tâches seront-elles partagées ou plutôt attribuées à une ou à deux personnes?
• Que devraient comprendre les attributions?

Le procès-verbal d’une réunion est un registre de mesures à prendre et de sujets discutés à chaque réunion. Les comités mixtes sont tenus de rédiger les procès-verbaux des réunions sur un formulaire approuvé du procès-verbal du comité mixte d’hygiène et de sécurité. Ils doivent conserver leurs procès-verbaux signés par les coprésidents pour une période d’au moins trois ans et les mettre à la disposition de Travail sécuritaire NB sur demande.

Le temps d’un comité mixte est précieux. Fixez des attentes claires pour que chaque minute compte.

Conseils

• Préparez et distribuez un ordre du jour à tous les membres avant chaque réunion. L’ordre du jour aide les membres à se préparer et à assurer le bon déroulement de la réunion. Soulevez les sujets importants et prévoyez assez de temps pour en discuter.
• Déterminez à l’avance qui rédigera le procès-verbal et l’affichera au lieu de travail.
• Commencez la réunion à l’heure prévue.
• Si vous utilisez de la technologie, faites-en l’essai pour éviter les retards inutiles.
• Encouragez la communication ouverte. Établissez des normes (au sein du comité) relatives à une participation respectueuse.
• Inscrivez clairement les mesures et les recommandations, et confirmez qu’on y a donné suite. Les recommandations faites à l’employeur doivent être détaillées et par écrit.

Des recommandations reposent sur cinq éléments clés :

1. Exposé de la situation : Expliquez le problème. Indiquez s’il s’agit d’une situation urgente. Quelle est la gravité de l’inquiétude? Quel est le département touché? Quel est l’aire touchée?
2. Historique / Antécédents : Y a-t-il eu des incidents liés à l’inquiétude? S’agit-il d’un nouveau problème ou d’un problème répété? Précisez toute blessure avec et sans interruption de travail liée au problème et des raisons possibles des incidents répétés. Tous les renseignements devraient être fondés sur des faits plutôt que sur une opinion.
3. Exigences prévues par la loi (s’il y a lieu) : Indiquez si la recommandation est liée à la législation.
4. Solutions possibles et options : Qui a les connaissances spécialisées pour effectuer le travail? Un soutien interne ou externe sera-t-il nécessaire? A-t-on besoin d’un entrepreneur ou d’un autre fournisseur de services? Si oui, demandez des devis et les délais, et ajoutez-les au Formulaire de recommandation du comité mixte d’hygiène et de sécurité.
5. Raison pour la recommandation du comité mixte : Expliquez pourquoi vous avez choisi cette option. Comment la solution règlera-t-elle le problème? Vous pourriez inclure des normes de l’industrie, des commentaires de spécialistes ou de conseillers techniques, et des statistiques de l’industrie qui appuient la recommandation. Vous pourriez également mentionner la législation en vigueur dans d’autres provinces ou pays.

Demandez une réponse dans un délai raisonnable (habituellement de trois à quatre semaines). Donnez assez de temps pour permettre à la direction de recevoir, d’examiner et d’envisager la recommandation du comité mixte.

Déterminez qui devrait recevoir le Formulaire de recommandation du comité mixte d’hygiène et de sécurité (il pourrait s’agit de plus d’une personne). Cette personne doit avoir de l’autorité et être capable de prendre des mesures.

Il est comprenable qu’un membre ne puisse pas assister à une réunion de temps à autre. Fixez des attentes claires pour les membres, y compris quoi faire s’ils ne peuvent pas assister à une réunion.

• Comment un membre devrait-il communiquer qu’il ne peut pas assister à une réunion?
• S’attendrait-on à ce que le membre trouve un suppléant si le temps le permet?
• Que feriez-vous en cas de plusieurs absences?

Si un membre a du mal à assister à des réunions en raison de priorités simultanées, envisagez la possibilité d’un membre suppléant ou remplaçant.

Si les membres considèrent que les réunions ne sont pas productives, envisagez les options suivantes :

• Répondre au questionnaire À quel point votre comité mixte d’hygiène et de sécurité est-il efficace? afin de trouver des possibilités d’amélioration.
• Examiner les attributions du comité pour confirmer qu’elles énoncent clairement sa raison d’être, ses objectifs et les responsabilités des membres. Retravailler toute partie des attributions qui n’est pas suffisamment détaillée ou claire.
• Communiquer avec un conseiller en santé et en sécurité de Travail sécuritaire NB et demander qu’il assiste à une réunion. Le conseiller peut offrir des conseils, une orientation et des recommandations pour aider les membres du comité à devenir plus efficaces.

Si les membres ne peuvent pas s’entendre, ils doivent communiquer avec un agent de santé et de sécurité de Travail sécuritaire NB en composant le 1 800 999-9775 ou en envoyant un courriel à l’adresse compliance.conformite@ws-ts.nb.ca.